Freeman, GES ve EAC Nedir? ABD Fuarlarında Resmi Hizmet Firmaları | ExhibitsMarket
ABD'de ilk kez fuara katılan Türk firmaları, fuar organizatöründen gelen "Exhibitor Manual" (katılımcı kılavuzu) içinde sürekli iki isimle karşılaşır: Freeman ve GES. Bu rehberde bu firmaların ne yaptığını ve kendi tedarikçinizle nasıl çalışabileceğinizi anlatıyoruz.
Resmi hizmet firması (GSC / Official Service Contractor) nedir?
Her büyük ABD fuarında organizatör, fuarın lojistik ve hizmetlerini yönetmek için bir genel hizmet yüklenicisi (General Service Contractor – GSC) atar. En büyükleri Freeman ve GES'tir. Bu firmalar genelde şunları yapar:
- Fuar alanının yükleme alanını ve malzeme taşımayı (drayage) yönetir
- Mobilya, halı, perde, stand panelleri kiralar
- Stand kurulum/söküm işçiliği sağlar
- Elektrik, internet, temizlik gibi hizmetleri (bazen ayrı firmalar aracılığıyla) satar
- Fuar sonrası malzemenin geri gönderimini organize eder
Kolaylık sağlarlar ama fiyatları yüksektir. Örneğin bir katılımcı 2013'te Freeman'dan 2 adet 6 ft masa ve 12 sandalye için toplam 5.096 USD ödemiştir (masa başı 718 USD, sandalye başı 305 USD) (Classic Exhibits).
EAC (Exhibitor Appointed Contractor) nedir?
EAC, katılımcının resmi firma yerine kendi seçtiği yükleniciyi ifade eder: stand kurulum firması, mobilya kiralama firması, fotoğrafçı vb. ABD fuarlarının çoğu buna izin verir, ancak kuralları vardır (NBAA EAC kuralları örneği, AARC kuralları örneği):
- EAC bildirimi: Katılımcı, kullanacağı EAC'yi son tarihten önce fuara bildirir (genelde fuardan 30 gün önce).
- Sigorta belgesi (COI): EAC, fuar organizatörünü ve fuar merkezini "additional insured" olarak gösteren genel sorumluluk sigortası sunar.
- İşçilik kuralları: Bazı şehirlerde (özellikle sendika kurallarının sıkı olduğu yerlerde) belirli işler sadece yerel sendikalı işçilerle yapılabilir.
- Exclusive hizmetler: Bazı fuarlarda belirli hizmetler (ör. elektrik, bazen mobilya) sadece resmi firmadan alınabilir. Fuar kılavuzunda "exclusive" olarak geçen hizmet için EAC kullanılamaz.
EAC ile çalışmanın avantajı
- Maliyet: Mobilya ve stand malzemesi için resmi firma fiyatlarının belirgin şekilde altında teklif almak mümkündür.
- Esneklik: İstediğiniz mobilya modelini, rengi ve tasarımı seçebilirsiniz.
- Tek muhatap: Stand, mobilya, malzeme kabulü ve kurulumu tek firmadan alırsınız.
- Türkçe iletişim: ExhibitsMarket gibi Türkçe hizmet veren bir EAC ile kılavuz, form ve son tarih takibi sizin için yapılır.
Hangi durumda resmi firma, hangi durumda EAC?
| Durum | Öneri |
|---|---|
| Elektrik, internet, su bağlantısı | Genelde resmi firma (exclusive) |
| Malzemenin fuar alanına taşınması (drayage) | Resmi firma (yükleme alanı onların) |
| Mobilya, halı, vitrin kiralama | Fuar izin veriyorsa EAC ile ciddi tasarruf |
| Stand tasarım ve kurulum | EAC (stand firması) |
| Malzeme kabulü ve depolama | ABD'de partner depo veya resmi depo |
Fuar kılavuzunda nelere bakmalısınız?
- "Exclusive services" listesi
- EAC notification / EAC form son tarihi
- Certificate of Insurance gereksinimleri
- Advance warehouse adresi ve tarih aralığı
- Material handling ücret tablosu
- Discount deadline (erken sipariş indirimi)
Kılavuzu birlikte inceleyelim, gereksiz maliyetten kurtulun. Ücretsiz Teklif Al →
Bu rehber genel bilgilendirme amaçlıdır; kurallar her fuarda farklıdır, her zaman o fuarın Exhibitor Manual'ını esas alın.